Relation Manager adalah: Kualifikasi serta Perannya

Istilah relation manager adalah istilah yang tidak begitu familiar. Manager mungkin istilah yang lazim digunakan namun relation manager adalah istilah yang mungkin tidak akrab di telinga beberapa orang. Tapi, relation manager adalah posisi yang strategis di suatu bisnis. Kenapa bisa begitu?

Semakin berkembang suatu bisnis, semakin banyak aspek yang harus dipikirkan. Saat memulai bisnis dari kecil, mungkin yang menjadi perhatian utama tentu persiapan berjualan dan cara menjualnya. Tapi setelah semakin berkembang, tentu muncul variabel-variabel lain yang dapat mengganggu keberlangsungan bisnis. Hal-hal tersebut juga bukan dari internal saja namun juga eksternal.

Bisnis dijalani setelah melewati proses yang panjang. Awalnya kamu harus mengumpulkan modal untuk memulai bisnis. Lalu kamu harus melakukan riset pasar serta menentukan target dan konsep berjualan. Mencari pemasok juga bukan tugas yang mudah untuk dilakukan. Setelah semuanya berjalan kamu masih harus melakukan promosi. Lalu kamu harus terus fokus agar bisnismu berkembang. Itu baru faktor teknisnya saja.

 

Baca juga: Customer Retention Adalah: Arti dan Manfaatnya untuk Bisnis

 

Kamu juga harus mempunyai hubungan baik dengan pelanggan. Apalagi pelanggan yang sudah pernah atau justru sering berbelanja di tokomu. Karena hal tersebut berarti ia menyukai produk yang kamu jual. Karena itu banyak bisnis yang menjaga hubungan baik dengan klien. Bahkan pada beberapa perusahaan, ada sebuah divisi yang tugas utamanya adalah menjaga hubungan baik dengan klien.

Definisi Relation Manager

Relation Manager adalah sebuah pekerjaan yang mempunyai peran untuk menjaga hubungan perusahaan, baik internal maupun eksternal. Namun, ia lebih sering ditugaskan untuk menjaga relasi dengan klien maupun pelanggan. Tetapi tak hanya itu, biasanya ia adalah bagian dari tim penjualan.

ia juga harus mencari klien baru dan menawarkan produk yang ada. ia biasanya akan fokus pada kebutuhan pelanggan baik yang eksisting maupun potensial. Dari situ, ia akan membantu agar kebutuhan tersebut dapat dipenuhi oleh perusahaan sehingga hubungan dapat terbangun dan terjaga dengan baik.

 

Yang Harus Dimiliki Relation Manager

 

1.Mampu Memecahkan Masalah

Seperti namanya, tugas utama relation manager adalah untuk membangun serta memelihara hubungan antara perusahaan dengan klien. Karena itu, ia biasanya mempunyai hubungan dekat dengan klien. ia juga akan mendengarkan keluh kesah klien yang berhubungan dengan perusahaan. Setelah itu, ia akan mencoba memenuhi kebutuhan serta mengantisipasi masalah yang dimiliki klien tersebut.

2. Kemampuan Komunikasi yang Baik

Hubungan yang baik tentu diwarnai dengan komunikasi yang baik. Oleh karena itu, penting sekali untuk seorang relation manager untuk memiliki kemampuan tersebut. Kemampuan komunikasi yang baik akan membantunya untuk menjaga hubungan baik dengan klien. Bukan hanya itu, dengan memiliki kemampuan komunikasi yang baik ia akan lebih mudah melakukan pendekatan terhadap klien sehingga dapat terbangun hubungan yang baik dan komunikatif.

 

3. Bisa Menjaga Hubungan

Mempertahankan terkadang lebih sulit daripada saat mencapainya. Oleh karena itu, menjaga agar klien tetap loyal terkadang jauh lebih sulit dibanding saat mencari klien itu sendiri. Jadi, peran seorang relation manager adalah untuk memastikan hubungan tersebut selalu terjalin. Hal itu membutuhkan seorang yang bisa menjaga dan mengatur hubungan dengan baik. Seorang yang tetap mampu menjaga hubungan dengan baik dengan membantu memenuhi kebutuhan yang dibutuhkan klien meskipun kecil serta memastikan hal tersebut secara berkala dari waktu ke waktu.

 

4. Bisa Melayani Pelanggan

Seperti seorang sales, salah satu kemampuan yang harus dimiliki relation manager adalah mampu melayani pelanggan. Berbeda dengan pekerjaan yang tidak berhubungan langsung dengan klien, relation manager mempunyai peran yang dekat dengan klien. Oleh karena itu, seorang relation manager harus mampu melayani klien. Tak peduli bagaimanapun karakteristiknya, ia harus mengerti dan memahami klien tersebut. Karena mereka bertugas agar klien tetap loyal pada perusahaan.

5. Bisa Mengatasi Konflik

Hubungan tidak selalu berjalan mulus dan pasti ada hambatan di tengah jalan. Oleh karena itu, salah satu kemampuan penting untuk dimiliki relation manager adalah mampu mengatasi konflik yang terjadi. Ia harus menjadi penengah antara perusahaan dan klien. Ia juga harus mencoba memahami masalah yang terjadi.

 

6. Kemampuan Customer-Oriented

Kemampuan yang dimaksud di sini adalah seorang relation manager harus mempunyai kemampuan-kemampuan dasar bagi seseorang yang dibutuhkan untuk berhubungan klien. Beberapa di antaranya adalah ia harus merupakan seseorang yang ramah. Meskipun kita harus ramah ke semua orang, namun relation manager harus seseorang yang easygoing sehingga ia akan mudah merasa dekat dengan klien begitupun sebaliknya. Akan sulit bagi seseorang yang canggung untuk melakukan tindakan seperti itu. Ia juga sebaiknya merupakan pribadi yang persuasif. Hal tersebut dibutuhkan agar klien bisa menerima solusi yang diberikan olehnya.

Karena relation manager bekerja dekat dengan klien, ia harus memastikan perusahaan dapat memenuhi kebutuhan klien secara menyeluruh. Tapi masih ada lagi beberapa tugas lainnya yang harus dikerjakan olehnya yang masih berhubungan dengan klien atau pelanggan. Apa saja tugas tersebut?

 

Baca Juga: Customer Relation adalah: Pengertian, Manfaat, dan Strategi

Tugas Relation Manager

 

• Identifikasi Prospek

 

Sebelum menjalin hubungan dengan pelanggan, tentu perusahaan harus membangun hubungan tersebut terlebih dahulu. Karena itu, tugas relation manager adalah mampu identifikasi prospek pelanggan perusahaan. Dengan mengenal lebih dekat pelanggan maupun klien, maka perusahaan akan mampu memenuhi kebutuhan serta melakukan pendekatan yang sesuai terhadap klien-klien tersebut.

 

 

• Interaksi dengan Klien

 

Salah satu tugas lainnya dari relation manager adalah interaksi dengan klien. Tidak hanya harus responsif, seorang relation manager juga harus terus melakukan interaksi dengan klien secara proaktif. Dengan begitu, ia akan memupuk rasa percaya dan bergantung pada perusahaan. Selain itu, interaksi yang baik dan tepat akan menjalin hubungan yang baik sehingga klien akan merasa nyaman dengan perusahaan.

 

 

• Membedakan Profil Pelanggan

 

Di lini bisnis apa pun, tiap pelanggan mempunyai karakteristik yang berbeda. Oleh karena itu, salah satu tugas relation manager adalah mampu membedakan tiap pelanggan. Hal itu bukan berarti ia harus memberikan pelayanan istimewa tertentu pada seorang klien atau pelanggan. Namun, ia harus mampu membedakan pelanggan ke dalam kategori tertentu sehingga mempunyai arahan bagaimana harus memberikan pelayanan pada klien dengan karakteristik tertentu. Klien dengan lini bisnis serta latar belakang yang berbeda tentu mempunyai kebutuhan yang berbeda. Karena itu, relation manager harus mampu membedakan profil pelanggan sehingga ia dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada setiap pelanggan.

 

 

• Mengidentifikasi Kebutuhan Pelanggan dan Solusinya

 

Tugas lainnya dari relation manager adalah mengidentifikasi kebutuhan pelanggan. Hal itu juga bukan hanya mendengar apa yang dibutuhkan. Ia harus mencari tahu alasan kenapa pelanggan membutuhkan hal tersebut. Dengan mengidentifikasi kebutuhan pelanggan, ia bisa menawarkan solusi yang tidak hanya temporer, namun juga permanen. Dengan begitu, klien atau pelanggan akan terus mempercayai perusahaan untuk pemenuhan kebutuhan.

 

Demikian penjelasan singkat mengenai kenapa relation manager adalah posisi yang harus dimiliki bisnis serta kualifikasi dan tugas yang diembannya. Singkat kata, ia harus menjaga retensi pelanggan serta loyalitas klien pada perusahaan. Ada beberapa hal lain yang bisa kamu lakukan jika kamu belum mempunyai relation manager. Dengan Kokatto, kamu bisa memenuhi kebutuhan pelanggan dengan chatbot maupun IVR solution. Selain itu, ada juga Whatsapp Business API. Tunggu apa lagi, yuk pakai Kokatto sekarang!