Pengertian Key Performance Index pada Sebuah Bisnis

Key Performance Index adalah salah satu alat ukur yang wajib kamu terapkan apabila saat ini sedang menjalankan usaha. Sering juga disebut Key Performance Indicator atau disingkat KPI, salah satu alat ukur bisnis ini selalu disebutkan pada awal dan akhir periode bisnis sebagai subyek perencanaan dan juga evaluasi bisnis.

Meski istilahnya terlihat asing, secara tidak sadar sebenarnya kamu sudah menggunakannya sehari-hari. Misalnya ketika membuka usaha roti. Biasanya kamu akan mengurutkan apa saja yang harus dilakukan untuk bisa menghasilkan atau menjual satu buah roti.

Namun KPI tidak sesederhana itu. Lantas, apa itu Key Performance Index (KPI)? Apa saja jenis-jenisnya dan bagaimana cara terbaik dalam menjalankan sebuah KPI? Berikut penjelasannya.

Baca juga: Apa itu Marketing Mix dan Peran Pentingnya bagi Bisnis

 

Apa itu Key Performance Index?

Key Performance Index adalah sebuah alat ukur yang berisi serangkaian informasi untuk memantau apakah kinerja yang dilakukan sesuai dengan tujuan bisnis. Dengan kata lain, Key Performance Index (KPI) membantu perusahaan untuk memastikan bahwa kinerja bisnis sudah sesuai dengan tujuan dan goals perusahaan.

Pada praktiknya, KPI selalu dipantau secara rutin. Baik itu harian, mingguan, dua mingguan, bulanan, kuartal, paruh waktu, bahkan tahunan. Tergantung seberapa dibutuhkannya aktivitas pada KPI tersebut.

Selain itu, pada bisnis modern yang secara laten memanfaatkan data sebagai salah satu kekuatannya, KPI membantu perusahaan untuk menerjemahkan data yang ada menjadi lebih mudah dibaca. Sehingga para manajemen atau pemilik bisnis bisa membandingkan data dengan mudah dan melacak sejauh mana progress kinerja bisnis berjalan.

Perlu diingat juga Key Performance Index sebuah bisnis berbeda-beda dan tidak mesti sama tergantung jenis bisnisnya, apa yang dijual, dan apa industrinya. Dengan kata lain, kamu harus memahami dahulu apa yang menjadi tujuan bisnsi kamu.

Baca juga: Mengapa Skill Decision Making adalah Skill Berharga?

 

Kenapa Key Performance Index itu Penting?

Kenapa Key Performance Index (KPI) itu penting bagi bisnis? Setidaknya hal-hal berikut ini adalah alasan kenapa kamu wajib menerapkan KPI pada bisnis:

• KPI membantu kamu untuk mengetahui bagian pekerjaan apa yang memiliki kinerja buruk.
• Memberikan alternatif pilihan pekerjaan apa yang memiliki effort kecil namun memiliki dampak besar. Dalam dunia bisnis ini disebut dengan pareto atau 20:80.
• Mengontrol pekerjaan yang dilakukan agar sesuai dengan tujuan-tujuan yang sudah ditentukan.
• Sebagai wadah untuk memberikan semangat dan kedisiplinan karyawan.
• Membantu manajer untuk mengambil keputusan strategis dalam bisnis karena pada dasarnya KPI membantu manajer dalam menerjemahkan data.

Baca juga: Evaluasi Usaha adalah Hal Penting untuk Bisnis, Kenapa Ya?

 

5 Elemen Penting dalam Membuat Key Performance Index

Sebuah Key Performance Index (KPI) harus memiliki 5 elemen penting agar alat ukur tersebut bisa digunakan secara efektif yaitu dengan menggunakan prinsip SMART yaitu Scientific, Measurable, Achievable, Reliable, dan Time-Bound. Berikut penjelasannya.

 

Scientific atau Specific

Sebuah KPI itu harus dijabarkan dengan jelas, berdasarkan observasi dan tentu memiliki pernyataan pasti atau tidak awang. Setiap faktor atau indikator pada KPI harus jelas tanpa adanya ambiguitas.

Menurut Corporate Finance Institute, sebuah KPI yang spesifik mempermudah pencapaian kinerja dari sebuah bisnis. Selain itu, Scientific harus memuat 5 pertanyaan penting atau dalam bahasa Indonesia 5W + 1H. Contohnya sebagai berikut:

• Who: Siapa saja yang akan terlibat dalam mencapai tujuan bisnis?
• What: Apa yang ingin dikerjakan dan dicapai?
• Where: Di mana tujuan bisnis bisa dicapai?
• When: Kapan tujuan bisnis ini harus bisa dicapai?
• Why: Kenapa perusahaan harus mencapai tujuan yang akan dikerjakan?
• How: Bagaimana langkah-langkah yang akan digunakan untuk mencapai tujuan?

 

Measurable atau Dapat Diukur

Sebuah KPI yang efektif adalah bisa diukur. Setiap kinerja bukan hanya elaborasi saja namun bisa diukur pencapaiannya. Misalnya, seberapa banyak, kapan waktu yang dibutuhkan, dan apa pengukuran kesuksesannya.

 

Achievable atau Dapat Dicapai

Kesalahan yang sering dilakukan oleh para pelaku usaha dalam membuat KPI adalah membuat ukuran kinerja overpromise sehingga goals tidak bisa capai. Meski begitu, ukuran kinerja pada KPI tidak bisa sederhana. Kamu harus merincinya atau mencari alternatif kinerja agar tujuan bisa dicapai.

Contoh, kamu ingin memperbaiki media sosial. Tentu KPI yang disusun tidak hanya membuat konten setiap harinya. Namun, dari satu koten itu, hal-hal apa saja yang harus dicapai. Misalnya dalam satu konten wajib memiliki likes 10, 5 share, dan 1 komen.

 

Reliable atau Bisa Dipertanggungjawabkan

Sebuah KPI yang efektif dan baik adalah setiap ukuran kinerja bisa dipertanggungjawabkan atau dipantau dengan jelas. Itu berarti sebuah KPI harus dicatat dan transparan sehingga semua pihak yang terlibat di dalamnya bisa sama-sama mengukur KPI.

Time-Bound atau Memiliki Jangka Waktu

Sebuah Key Performance Index (KPI) yang baik tidak hanya dibuat dan dilihat namun juga memiliki jangka waktu agar ada kedisiplinan pada orang-orang yang terlibat. Bayangkan jika tidak ada jangka waktu, orang-orang yang terlibat nantinya cenderung akan hanya berfokus pada satu pekerjaan karena satu pekerjaan tersebut tidak ada batasan waktu.

Contoh, ketika kamu ingin menambah 50 followers Instagram, jika tidak ada catatan waktu, kamu tidak akan tahu sejauh mana progress dari setiap usaha yang kamu lakukan untuk menambah followers tersebut dan tidak tahu kapan pekerjaan lainnya bisa dimulai. Intinya sebuah KPI yang baik harus memiliki garis awal dan garis akhirnya.

 

Contoh Key Performance Index

Agar lebih memahami apa itu KPI berikut contoh sederhana dalam membuat KPI. Misalnya, kamu ingin memaksimalkan traffic media sosial Instagram dalam jangka waktu satu bulan. Maka kamu bisa mencatatnya secara sederhana sebagai berikut.

Jika melihat contoh di atas, kolom realisasi berisi pencapaian yang berhasil dilakukan selama 1 bulan. Sementara kolom bobot adalah mana pekerjaan yang menjadi penting dan berdampak bagi kinerja bisnis. Lalu kolom, kendala berisi apa saja yang menjadi kendala apabila target tidak terealisasi.

Baca juga: Manfaatkan Strategi Pemasaran 4P Untuk Marketing Bisnismu

 

Jenis-Jenis Key Performance Index

 

Ada 4 jenis Key Performance Index (KPI) yang umumnya ada di sebuah perusahaan yaitu adalah sebagai berikut ini.

 

1. KPI keuangan

KPI jenis ini sejatinya ada di setiap perusahaan baik skala besar maupun kecil. KPI ini berfungsi mengukur kinerja keuangan terhadap performa bisnis yang diukur dari margin laba atau rasio utang.

 

2. KPI Penjualan

Sama seperti KPI keuangan, KPI penjualan juga jadi pengukuran wajib karena setiap perusahaan harus memiliki keuntungan. Contohnya, berapa sih leads atau orang-orang yang membeli produk kamu, berapa Cost per Leads-nya, dan berapa Customer Acquisition Cost-nya.

 

3. KPI Marketing

Berbeda dengan sales, KPI ini memungkinkan kamu bisa melacak strategi marketing yang efektif pada bisnis kamu. Contoh, berapa reach media sosial kamu, berapa pengunjung website, berapa Cost per Click setiap iklan yang kamu pasang, hingga kanal apa yang efektif digunakan sebagai saluran penjualan. Dengan menggunakan KPI marketing, kamu bisa mengetahui apakah strategi yang digunakan sudah sesuai dengan konsumen dari bisnis kamu.

 

4. KPI Operasional

KPI operasional berguna untuk mengukur efisiensi dari aktivitas bisnis sehari-hari. Misalnya mengukur performa karyawan, berapa tingkat retensi karyawan, berapa lama sebuah produk bisa disampaikan kepada konsumen, atau biaya operasional sehari-hari.

 

Nah, itu lah penjelasan singkat mengenai Key Performance Indicator (KPI). Buat kamu yang ingin memaksimalkan KPI penjualan, memanfaatkan chatbot pada kanal media sosial menjadi alternatif penting.

Alasannya, dengan menggunakan chatbot kamu bisa menjangkau konsumen lebih luas dan fleksibel. Selain itu, aktivitas interaksi dengan konsumen juga bisa berlangsung secara efisien. Sehingga kamu bisa berfokus pada hal-hal strategis.

Salah satu penyedia layanan chatbot di Indonesia adalah Kokatto. Selain chatbot, Kokatto juga memiliki layanan Interactive Voice Response yang mampu membantu kamu menjawab pertanyaan konsumen melalui telepon secara otomatis.

 

Yuk, kembangkan bisnsimu bersama Kokatto den cari tahu keunggulan Kokatto melalui link berikut ini.