Virtual Assistant: Pengertian, Tugas, serta Manfaat

Virtual Assistant atau asisten virtual kini mulai ramai digunakan oleh para pebisnis. Seperti namanya, virtual assistant tentu saja bekerja secara virtual. Lantas, mengapa saat ini virtual assistant semakin ramai dan apa saja yang dapat dikerjakan oleh asisten tersebut secara virtual? Virtual sendiri sudah bukan menjadi kata yang asing saat ini. Banyak kegiatan yang sudah menggunakan gaya virtual, sebut saja virtual learning, virtual reality, dan lain-lain. 

 

Oleh karena itu, secara perlahan tentu masyarakat sudah terbiasa dan sepertinya akan lebih banyak kegiatan-kegiatan lainnya yang dapat dilakukan secara virtual. Terlebih, belakangan ini pandemi melanda dunia. Penyebarannya yang dapat menginfeksi orang lain dengan mudah dan cepat sempat membuat dunia menjadi paranoid. Hal itu membuat kegiatan interaksi tatap muka dihentikan untuk menghentikan penyebaran dari virus Covid tersebut.

 

Baca Juga: Daftar Contoh Percakapan Customer Service Online Shop

 

Sebagai gantinya, banyak kegiatan yang jadinya harus dilakukan secara virtual. Para pekerja maupun pelajar harus bekerja dan belajar secara virtual. Yang dibolehkan untuk melakukan interaksi tatap muka hanyalah mereka yang berada di sektor esensial. Namun yang mengejutkan, ternyata hal tersebut berjalan dengan baik. 

 

Selama beberapa waktu, sebagian besar pekerja harus bekerja secara virtual atau remote. Hal tersebut bisa berjalan dengan baik hingga bahkan saat ini banyak kantor yang menerapkan konsep WFA atau Work from Anywhere. Begitu pula konsep hybrid yang mengharuskan karyawannya masuk beberapa hari dalam seminggu dan sisanya boleh dikerjakan secara remote.

 

Pengertian Virtual Assistant

Salah satu konsep pekerjaan tersebut yang akhirnya banyak digunakan adalah virtual assistant. Pekerjaan asisten secara virtual ini marak digunakan oleh mereka yang menggeluti bisnis belakangan ini. Padahal, pekerjaan asisten sangat identik dengan bekerja untuk seseorang dalam lingkup fisik yang dekat.

 

Namun seiring berjalannya waktu, banyak juga pekerjaan dari asisten yang ternyata dapat dikerjakan secara virtual. Pekerjaan asisten sendiri berbeda tergantung perusahaan masing-masing serta sektor di mana perusahaan tersebut bergulir. Berikut adalah beberapa tugas pekerjaan yang umumnya dibutuhkan oleh perusahaan:

 

Mengurus Administrasi

Hal ini adalah salah satu pekerjaan utama dari asisten. Biasanya mereka akan mengurus administrasi yang dibutuhkan untuk pekerjaan bosnya. Hal tersebut dikarenakan biasanya bos yang ditugaskan kepadanya tentu mempunyai kegiatan pekerjaan yang sangat sibuk untuk mengurus administrasi itu sendiri.

 

Karena itu, mereka membutuhkan asisten untuk membantu mereka. Karena saat ini sudah serba digital, hal tersebut membuat asisten yang dibutuhkan oleh mereka juga bisa melakukan hal-hal tersebut secara digital. Kamu harus siap-siap mengetahui informasi untuk berbagai urusan administratif yang harus dilakukan.

 

Mengatur Jadwal

Asisten pribadi biasanya dipekerjakan bagi mereka yang berada di posisi yang cukup di kantor serta mempunyai kesibukan luar biasa. Jadi tidak heran jika biasanya asisten tersebut mempunyai segudang pekerjaan dan mempunyai bermacam-macam kegiatan yang harus diikuti.

 

Jadi, wajar jika asisten bertugas mengatur jadwal dikarenakan banyaknya agenda, seperti agenda meeting dan agenda-agenda lainnya. Beruntung saat ini, kamu bisa mengatur dan mengingatkan jadwal melalui kalender yang ada di smartphone. Jadi meskipun bekerja secara remote, kamu tetap dapat mengatur jadwal yang dibutuhkan.

 

Asisten Pribadi

Virtual Assistant juga seringkali merangkap sebagai asisten pribadi dari individu-individu tertentu. Hal yang harus diurus juga bervariasi, mulai dari hal-hal kecil hingga hal besar. Sebut saja seperti menyusun dan melaporkan agenda harian tersebut, memastikan hal sudah sesuai dengan keinginan individu tersebut dan lain-lain.

 

Seperti halnya administrasi, banyak hal yang bisa dikerjakan online saat ini. Contohnya seperti memesan makanan, memesan kendaraan dan lain-lain. Hal tersebut tentu saja akan mempermudah pekerjaan asisten dibandingkan sebelumnya ketika mereka harus secara langsung mengunjungi tempat tersebut sebelumnya.

 

Melayani Pelanggan

Virtual Assistant sendiri mempunyai deskripsi kerja yang berbeda tergantung sektor apa perusahaan tersebut bergerak. Tak jarang, para asisten harus mampu mempunyai komunikasi yang baik karena mereka juga bertugas untuk melayani pelanggan dengan segala macam pertanyaan dan keluhan.

 

Hal ini biasanya terjadi pada perusahaan dengan skala lebih kecil sehingga sebelum dilempar ke bagian yang bertanggung jawab, asisten bertugas untuk menampung keluhan ataupun saran yang diajukan ke pelanggan perihal produk yang mereka beli. Jadi tidak heran jika banyak asisten yang mempunyai segudang pekerjaan.

 

Entri Data

Virtual Assistant juga mempunyai beberapa tugas lain, seperti entri data misalnya. Hal ini juga biasanya dikerjakan karena pekerjaan entri data meskipun tidak sulit, tapi membutuhkan ketepatan dan ketelitian seperti yang biasanya dimiliki oleh para asisten. Meskipun sebenarnya entri data bukan tugas utama asisten.

 

Ketika mengentri data, asisten bertugas untuk memasukkan data ke dalam sistem. Selain itu, asisten juga harus memastikan data tersebut sudah sesuai dan tidak ada kesalahan dalam memasukannya. Setelah data-data tersebut sesuai, asisten juga bertugas mengarsip atau menghapus data yang sudah tidak digunakan.

 

Baca Juga: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Artificial Intelligence

 

Manfaat Virtual Assistant

Banyak manfaat yang didapatkan oleh sebuah bisnis dengan menggunakan virtual assistant, seperti:

 

Praktis

Baik menggunakan virtual assistant manusia ataupun kecerdasan buatan, penggunaan secara virtual jauh lebih praktis dibandingkan keberadaan asisten secara fisik. Bisnis tersebut dapat diatur dari mana saja tanpa memerlukan kerumitan karena semuanya sudah praktis secara digital.

 

Efisien

Secara waktu dan biaya, tentu menggunakan virtual assistant akan jauh lebih efisien. Kamu tidak harus bertemu secara langsung untuk mengutarakan agenda yang dibutuhkan. Kamu cukup memberikan perintah melalui platform yang kalian gunakan. Selain itu, kamu tidak membutuhkan ruang kerja untuk asisten tersebut karena ia bekerja secara jarak jauh.

 

Sistematis

Karena secara virtual, berarti pekerjaan yang dikerjakan asisten tentu harus akurat. Karena itu biasanya virtual assistant lebih sistematis agar agenda yang harus dilakukan dapat dikerjakan tepat waktu. Dengan berbagai platform digital yang ada, biasanya sistem kamu dan virtual assistant tersebut akan terintegrasi jadi kamu tidak perlu repot-repot melihatnya secara manual.

 

Demikian adalah penjelasan singkat mengenai virtual assistant. Saat ini, kemajuan digital semakin jauh berkembang sehingga berbagai sektor termasuk bisnis merasakan manfaatnya. Meskipun ada kekurangannya, tapi kemajuan digital sendiri memberikan manfaat yang sangat berarti.

 

Banyak hal yang bisa dilakukan secara virtual membuat hal tersebut memudahkan banyak orang, termasuk pelanggan. Karena itu, berbagai perusahaan berlomba-lomba untuk memiliki layanan virtual sehingga dapat memberikan pelayanan yang berkualitas bagi para pelanggan bisnisnya.

 

Dengan Kokatto, kamu dapat memberikan pelayanan terbaik. Fitur customer care akan membantumu untuk melayani pelanggan bahkan ketika kamu sedang tertidur lelap. Sedangkan fitur seperti chatbot akan membantu bisnismu memberikan respon ketika bahkan kamu sedang tidak mempunyai waktu untuk membalasnya. Ditambah fitur broadcast dan data analytics yang akan membantu bisnismu untuk berkembang serta menjadi solusi bagi bisnismu. Untuk informasi lebih lanjut, kamu bisa mengunjungi Kokatto dan rasakan manfaatnya!