Aktifkan Auto Reply WhatsApp untuk Bisnismu dan Nikmati Manfaatnya!

Sebagai pelaku bisnis online, kamu harus selalu update dengan fitur-fitur yang memudahkan bisnismu, salah satunya auto reply WhatsApp. Kelancaran membangun bisnis secara online dapat diwujudkan dengan menjaga komunikasi dalam hal ini sistem pelayanan terhadap konsumen, mulai dari pelayanan tanya-jawab seputar produk hingga pusat layanan keluhan.

WhatsApp masih sangat diandalkan untuk berbisnis sekalipun marketplace juga semakin menjamur. Beberapa keunggulan yang dimilikinya menjadi daya tarik yang tidak ditawarkan tools lain, terutama karena kesan komunikasi yang lebih personal.

Semakin besar sebuah usaha dijalankan, kamu dituntut untuk semakin profesional. Artinya pelayanan pada konsumen pun harus semakin ditingkatkan. Beruntung ada WhatsApp Business yang memudahkan semua aktivitas bisnismu dengan fitur-fitur yang ditanamkan. Salah satunya yaitu fitur auto reply.

Auto reply WhatsApp sejauh ini baru bisa dipakai pada WhatsApp Business. Ia merupakan layanan dari WhatsApp yang dapat membantumu menjaga komunikasi dengan konsumen. Dengan fitur auto reply kamu bisa membalas pesan dari konsumen secara otomatis.

Fitur ini memudahkan pebisnis untuk menjawab pertanyaan yang sama dan terlalu sering dari pelanggan sehingga pekerjaan jadi lebih efisien. Kamu bisa memakai waktu untuk hal lain yang lebih produktif. Selain itu pelanggan akan merasa senang mendapat balasan yang cepat.

Bagi pemilik bisnis travel atau ekspedisi kamu bisa memanfaatkannya untuk langsung mengirim form isian yang dibutuhkan pelanggan. Hal ini akan mempercepat melakukan proses selanjutnya. Pelanggan puas, pekerjaanmu pun bisa lebih cepat selesai.

Contoh Penggunaan Auto Reply pada Whatsapp Business

Ada beberapa contoh penggunaan auto reply bagi bisnismu. Untuk memanfaatkannya ada template teks yang harus kamu buat. Template teks tersebut nantinya diatur sebagai pesan balasan otomatis dan dibedakan berdasarkan penggunaannya.

• Template teks sebagai pemberitahuan buka dan tutup bisnismu. Pesan seperti ini biasanya berisi pemberitahuan bahwa bisnismu sudah mulai dan selesai beroperasi. Sehingga pelanggan tidak menunggu terlalu lama tanpa kepastian.
• Template teks sebagai pesan untuk pelayanan komplain. Auto reply WhatsApp juga bisa digunakan mengirim pesan layanan untuk setiap komplain. Atur template teksmu berisi nama, alamat, nama kode barang, kode pembelian, dan keluhan. Form ini akan memudahkan proses selanjutnya.
• Template teks sebagai pesan untuk pesanan produk/jasa. Ketika pelanggan menghubungimu untuk memesan atau membeli produk atau jasamu, gunakan pesan otomatis untuk mendatanya. Siapkan template teks berisi nama, pesanan, jenis barang, kode barang, alamat pengiriman, dan nomor handphone.

Cara Aktifkan Auto Reply Whatsapp

Setelah mengetahui manfaat dan contoh penggunaan auto reply WhatsApp, saatnya mengaktifkan fitur yang disediakan WhatsApp Business tersebut. Caranya cukup mudah karena hanya perlu beberapa langkah.

1. Setting

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menuju pengaturan atau setting pada WhatsApp Business-mu, lalu klik ‘business setting’, lalu klik ‘away message’. Setelahnya klik tombol toggle yang terletak di sebelah pilihan ‘send away message’.

2. Atur pesan

Langkah selanjutnya yaitu mengubah pesan. Klik ‘edit message’, lalu kamu bisa masukkan pesan yang ingin disampaikan pada pelanggan atau template teks sesuai kebutuhan. Jangan lupa klik ‘OK’ untuk menyelesaikannya.

3. Atur schedule

Setelah selesai mengatur pesan yang ingin dikirim sebagai auto reply WhatsApp, atur schedule. Ada tiga pilihan yang tersedia, yakni:

• ‘Always send’ jika kamu ingin mengabarkan kalau bisnismu tidak akan beroperasi dalam waktu lama.
• ‘Custom schedule’ jika kamu ingin mengaktifkan auto reply pada waktu tertentu.
• ‘Outside of business hours’ yang dipakai dan memungkinkanmu mengirim pesan otomatis di luar jam operasi. Guna mengaktifkan pilihan ketiga kamu harus atur jam bisnis di bagian profile.

4. Pilih penerima

Keunggulan fitur dari WhatsApp Business lainnya adalah kamu bisa mengatur siapa saja penerima yang mendapatkan auto reply. Ada empat pilihan, yaitu:

• Everyone; jika kamu pilih everyone artinya pesan otomatis dapat dikirim ke semua orang.
• Everyone not in address book; artinya kamu bisa mengirim pesan otomatis pada nomor yang tidak tersimpan di kontakmu.
• Everyone except; artinya kamu bisa mengirim pesan otomatis ke beberapa nomor, kecuali yang tidak dipilih.
• Only send to; kebalikan dari everyone except, only send to memungkinkanmu mengirim pesan pada kontak yang terpilih.

Jika semua sudah diatur berdasarkan kebutuhan, fitur auto reply WhatsApp Business sudah bisa digunakan.

Kapan Kamu Membutuhkan Auto Reply WhatsApp?

Semua bisnis atau urusan yang butuh berkomunikasi dengan orang banyak, pada dasarnya membutuhkan tools atau fitur yang memudahkan seperti auto reply pada WhatsApp ini. Pasalnya ia bisa digunakan sebagai customer service sekaligus pelayanan penjualan. Kalau kamu masih ragu kapan waktunya membutuhkan fitur ini, beberapa kondisi berikut bisa menjadi pertimbangan:

• Memiliki bisnis atau perusahaan yang mulai berkembang
• Menggunakan WhatsApp sebagai media berkomunikasi dengan pelanggan
• Kewalahan membalas pesan dari pelanggan yang berisi macam-macam kebutuhan
• Angka pesanan untuk produk atau jasamu mulai meningkat

Manfaat Penggunaan Auto Reply WhatsApp Business

Melihat uraian di atas, manfaat dari fitur auto reply rasanya sudah bisa diperkirakan. Menariknya selain memungkinkan kamu membalas pesan secara otomatis, fitur ini punya manfaat lain? Apa sajakah itu? Ini dia beberapa manfaat penggunaan auto reply WhatsApp lainnya!

• Membuat pelanggan puas karena tidak perlu menunggu lama untuk pesannya.
• Menyimpan data pelanggan dan riwayat pesan secara manual
• Membantu proses penjualan jadi lebih cepat
• Membantu proses pelayanan pelanggan jadi lebih cepat
• Membantu kerja tim marketing dan penjualan
• Bantu mengefisienkan waktu sehingga bisa mengerjakan tugas lain
• Keamanan pesan terjamin karena dilengkapi verifikasi dan dua langkah otentikasi

Auto Reply WhatsApp Business API

Jika ingin mendapatkan manfaat yang lebih banyak dari fitur auto reply, kamu bisa menggunakan WhatsApp Business API. WhatsApp Business Api diperuntukkan bagi bisnis skala menengah dan besar. Ia membuat proses komunikasi antara perusahaan dan pelanggan berjalan lebih lancar.

Bisnismu dapat terhubung dengan konsumen secara cepat, aman, simple dan reliable. Untuk menggunakan WhatsApp Business API kamu bisa menjalin kemitraan dengan Business Solution Provider. Pada WhatsApp Business APi, cara pengaturan dan manfaat yang didapat pun berbeda dari WhatsApp Business biasa.

Mengatur Auto Reply pada WhatsApp Business API

Tidak terlalu berbeda jauh dengan langkah-langkah mengaktifkan auto reply pada WhatsApp Business biasa, berikut tahapan mengaktifkan fitur auto reply WhatsApp Business API:

• Langkah pertama adalah mendaftarkan bisnismu ke Facebook Business Manager lalu lengkapi informasi mengenai bisnismu.
• Selanjutnya jalin kemitraan dengan Business Solution Provider
• Setelah bisnis diverifikasi, nomor bisnismu akan diaktifkan untuk WB API. Kamu tidak bisa mengganti nomor secara sembarangan dan mengubahnya jadi nomor WhatsApp biasa.
• Lengkapi profil bisnismu
• Masuk ke panel milik Business Solution Provider yang sudah kamu pilih
• Lanjutkan dengan mengatur isi pesan auto reply WhatsApp
• Uji coba pengaturan yang sudah disimpan

Keunggulan Auto Reply pada WhatsApp Business API

Berbeda dengan manfaat auto reply WhatsApp Business biasa, pada API kamu dapat memperoleh beberapa keunggulan, yaitu:

• Dioperasikan oleh jumlah tenaga admin yang tidak terbatas, sementara pada WB biasa hanya bisa dipakai oleh dua admin.
• Sinkronkan dan simpan riwayat chat serta menyimpan nama dan nomor secara otomatis.
• Dapat mengirim pesan blast dan fitur canggih lain.
• Bisa diintegrasikan dengan app lain.
• Dilengkapi centang hijau yang dapat meningkatkan kepercayaan para pelanggan

Itu dia informasi yang kamu butuhkan mengenai auto reply WhatsApp, baik WA Business atau WA Business API. Kalau masih membutuhkan info lain mengenai pesan otomatis, kamu bisa berkunjung ke Kokatto, ya!