Begini Cara Mengirim Dokumen Lewat WA (WhatsApp) API dengan Mudah!

WhatsApp merupakan platform media sosial yang banyak digunakan sebagai media percakapan online. Tidak hanya itu, aplikasi ini juga memiliki banyak fitur yang memudahkan proses kirim mengirim dokumen. Dengan fitur tersebut, para pengguna WhatsApp baik untuk keperluan pribadi atau bisnis, dapat mengirimkan berkas berupa foto, video, teks dokumen, hingga pesan suara.

Nah, bagi kamu yang menjalani bisnis online, WhatsApp bisa mendukung model pemasaran digital. Banyak fitur yang bisa kamu manfaatkan untuk kegiatan marketing, salah satunya mengirimkan pesan promosi berupa dokumen. Oleh karena itu, tidak heran jika banyak orang mencari tahu cara mengirim dokumen lewat WA, terutama WhatsApp API.

Berbeda dengan WhatsApp Reguler dan Business, WhatsApp Business API memungkinkan kamu untuk mengelola akun WhatsApp oleh banyak akun sehingga proses pemasaran jadi lebih mudah dan bisnismu pun akan lebih responsif dalam melayani chat dari pelanggan.

Mengenal WhatsApp API sebagai media online marketing

Jika dulu kirim mengirim dokumen terbiasa melalui email, kini kamu bisa lebih fleksibel dengan bantuan teknologi yang bernama aplikasi WhatsApp (WA). Pengiriman dokumen lewat WA bisa kamu lakukan melalui handphone maupun komputer.

Pada dasarnya, aplikasi WA memang didesain untuk bisa diakses melalui ponsel, juga terhubung ke perangkat desktop melalui situs https://web.whatsapp.com/. WhatsApp juga bisa diakses secara gratis dengan bantuan koneksi internet yang stabil agar fitur-fiturnya dapat kamu manfaatkan dengan optimal.

Dalam fitur pengiriman dokumen, selain perlu memastikan jaringan internet, file yang akan kamu kirimkan juga pastinya harus sudah tersimpan di perangkat HP atau komputer, ya. Kamu bisa melakukan pengiriman beberapa dokumen sekaligus dalam waktu yang bersamaan. Untuk memudahkan prosesnya, kamu bisa menyiapkan file pada suatu folder khusus yang telah diberi nama sehingga pencarian bisa lebih cepat dan menghindari kekeliruan pengiriman.

Namun, dalam menjalankan pemasaran secara online, kini hadir WhatsApp API yang bisa membantu kamu menjangkau lebih banyak konsumen sampai akhirnya bisa meningkatkan penjualan bisnis.

Kamu yang mempunyai bisnis skala besar tentu menginginkan akun WhatsApp yang lebih kredibel dan profesional. Salah satu solusi yang bisa kamu lakukan adalah menggunakan WhatsApp Business API untuk memperlancar bisnis. WhatsApp API dirancang untuk bisnis skala menengah ke atas agar para pelaku bisnis dapat berkomunikasi dengan konsumen secara lebih, cepat, mudah dan aman.

API adalah singkatan dari Application Program Interface, yaitu sistem perangkat yang berfungsi mengembangkan software agar dapat terintegrasi dengan WhatsApp. Artinya, berbeda dengan WhatsApp Reguler dan Business, WhatsApp Business API bukan merupakan sebuah aplikasi, melainkan sistem perangkat yang dapat dikembangkan oleh perusahaan untuk dapat melayani konsumen melalui WhatsApp.

WhatsApp Business API hanya bisa digunakan jika sudah terintegrasi dengan platform atau dashboard dari Business Solution Provider official WhatsApp, misalnya Kokatto.

Dengan menggunakan WhatsApp Business API, para pelaku bisnis atau brand bisa menyambungkan satu nomor WhatsApp miliknya ke kanal lain sehingga bisa diakses hingga lebih dari 10 admin atau perangkat sekaligus.

Dengan begitu, bisnis akan memiliki lebih banyak admin atau customer service (CS) sehingga brand bisa lebih responsif dalam melayani pesan dari konsumen. Soal keamanan, kamu juga tidak perlu khawatir karena akun WhatsApp API bisa meningkatkan responsivitas secara aman melalui enkripsi end-to-end.

3 Jenis dokumen yang biasa dikirim lewat WA Business API

Aktivitas pemasaran digital identik dengan mengirimkan pesan promosi berupa proposal bisnis, katalog produk, konten foto atau video, serta dokumen lainnya. Dengan menggunakan WhatsApp, kamu bisa mengirimkan dokumen apa pun kepada pelanggan, baik untuk keperluan internal tim maupun eksternal.

Kalau sebelumnya kamu hanya bisa mengirim broadcast messages berupa teks lewat WhatsApp API, kini kamu bisa mengirimkan berbagai format pesan, mulai dari foto, video, hingga dokumen dengan format PDF.

Berikut ini adalah beberapa jenis dokumen yang biasa dikirim lewat WhatsApp Business API:

1. Dokumen

Rata-rata bisnis memilih untuk mengirim file atau dokumen dalam bentuk PDF dengan alasan resolusi dan keamanan. Selain resolusinya bagus, pemilihan format PDF sebagai dokumen juga dilakukan dengan mempertimbangkan keamanan karena format tersebut tidak mudah dibajak.

2. Foto/Gambar

Selain mengirimkan dokumen dalam format PDF, rata-rata bisnis juga biasa melakukan pemasaran dengan mengirimkan foto atau gambar. Format ini biasa dipilih untuk mendukung dokumen PDF lain yang sudah dikirim lewat WhatsApp Business API. Dengan begitu, konsumen bisa mendapatkan informasi yang lengkap, baik dalam bentuk dokumen maupun foto/gambar.

3. Video

Selain dengan cara mengirim dokumen lewat WA Business API, bisnis juga bisa mengirimkan dokumen berupa format video kepada konsumen. Dokumen ini biasanya digunakan sebagai media pendukung informasi terkait bisnis yang bisa dikirimkan kepada konsumen melalui Broadcast Messages.

Ketiga format pesan tersebut bisa kamu kirimkan dengan mudah kepada pelanggan melalui WhatsApp API. Namun, ada syarat yang harus dipenuhi untuk bisa mengirimkannya. Pertama, perhatikan ukuran file-nya. Kedua, setiap dokumen yang dikirim melalui WhatsApp API akan dikurasi terlebih dahulu untuk memastikan dokumen atau pesan yang dikirim bersifat aman dan bukan hoax atau spam.

Cara mengirim dokumen lewat WA Business API

Untuk mengirim dokumen lewat WA Business API, kamu perlu mengunggah nomor-nomor tujuan pesan broadcast dalam format CSV atau Excel dengan cara klik opsi ‘Upload CSV’ di kolom ‘Recipient’ pada fitur Broadcast atau WhatsApp Self Service Campaign.

Setelah itu, pilih ‘Add New Template’ di bagian ‘Template’ untuk membuat template pesan. Pesan yang kamu kirimkan bisa berupa tulisan, gambar, video, atau dokumen. Penting untuk diingat, kamu bisa membuat template minimal 1×24 jam sebelum pesan dikirim agar pihak WhatsApp bisa melakukan review terhadap dokumen yang akan dikirim.

Apabila template yang kamu buat sudah disetujui WhatsApp, klik ‘New Broadcast Message’ untuk mengirimkan dokumen ke seluruh kontak. Pilih opsi Campaign dan buat struktur campaign yang ingin dikirim, lalu atur jadwal pengiriman sesuai kebutuhan bisnismu. Setelah itu, klik ‘Send Notification’.

Pada dasarnya, cara mengirim dokumen lewat WA Business API tidak serumit yang dibayangkan. Yang terpenting, kamu sudah tahu bagaimana cara kerja pengiriman dokumen lewat WhatsApp API ini. Jika sudah paham kinerjanya, kamu akan dengan mudah mengirimkan dokumen apa pun yang diperlukan untuk konsumen bisnismu.

Dengan berbagai kemudahan yang dihadirkan sistem terintegrasi ini, tidak ada alasan lagi bagi kamu untuk tidak memanfaatkan fitur tersebut sebagai penunjang aktivitas bisnismu. Namun, jika kamu ingin tahu lebih lanjut tentang cara menggunakan WhatsApp API untuk bisnismu, kamu bisa kunjungi Kokatto.