Whatsapp Customer Service: Definisi, Fitur, dan Manfaatnya

Sebagai salah satu jembatan komunikasi dengan konsumen, kamu dapat menggunakan whatsapp customer service.

Dulu, saat ada masalah terhadap barang yang dibeli, maka harus menelpon customer service dulu untuk memberikan komplain. Cara ini pastinya akan menghabiskan banyak biaya sebab perlu pulsa untuk menelpon.

Akan tetapi, dengan adanya fitur whatsapp customer service, kamu tidak perlu lagi mengeluarkan banyak biaya. Namun, apa itu whatsapp customer service? Simak penjelasan lengkapnya.

Apa Itu Whatsapp Customer Service?

Whatsapp customer service adalah sebuah perangkat digital yang siap untuk mempermudah bisnis kamu agar dapat saling terhubung lewat sistem obrolannya aplikasi whatsapp.

Aplikasi ini tidak hanya untuk merespon pelanggan, tetapi juga bisa mengirimkan notifikasi produk sekaligus katalog promo kepada pelanggan. Dengan demikian, tentu akan tercipta hubungan yang baik antar kedua belah pihak.

Sangat mudah menyesuaikan aplikasi whatsapp customer service dengan kebutuhan bisnis kamu sendiri.

Contoh sederhananya adalah pengaturan pesan otomatis sapaan yang sifatnya pribadi lewat suara atau mungkin dengan membuat gaya bisnis yang khas.

Begitu pun dengan pengaturan jawaban cepat (ChatBot) yang akan dikirimkan pada pelanggan. Cara ini tentu saja kerap menghemat waktu serta menjaga komunikasinya dengan pelanggan.

Fitur Whatsapp Customer Service

Oleh karena customer service whatsapp dapat meningkatkan layanan pelanggan menjadi lebih cepat dan efisien, maka tidak terlepas dari fitur yang terdapat di dalamnya. Berikut ini 6 fitur whatsapp customer service yang resmi.

1. Whatsapp multiple users, cukup satu tapi untuk banyak agen di lokasi mana pun.
2. Akses ke seluruh kontak percakapan, whatsapp, dan lainnya dengan otomatis.
3. Tanda centang hijau resmi sebagai bentuk kredibilitas bisnis.
4. Laporan progres customer service dan sales pada waktu tertentu dan kinerja CS secara real time.
5. Whatsapp blast sebagai pengirim pesan massal kepada pelanggan, walaupun nomor kontak tidak tersimpan.
6. Integrasi CRM ke whatsapp for customer service serta berbagai aplikasi yang lain.

Manfaat Whatsapp Customer Service

Dengan berbagai manfaat whatsapp customer service yang bisa diperoleh, tentu akan semakin mempermudah kamu untuk menghasilkan hubungan yang baik bersama pelanggan.

1. Layanan Komunikasi dengan Pelanggan

Salah satu cara menjangkau lebih banyak konsumen adalah lewat platform sosial media seperti whatsapp. Dengan saluran komunikasi, tentu saja akan menguntungkan konsumen sebab dapat menjangkau brand favorit kamu lebih cepat dan mudah.

Ini karena saat pelanggan ingin komplain terhadap barang yang dibeli, tidak perlu bersusah payah lagi menghubungi lewat web perusahaan.

2. Layanan Konsumen Lebih Fleksibel

Saat ini, tidak sedikit konsumen yang sudah beralih pada dunia digital, termasuk whatsapp.

Dengan demikian, kesempatan mereka untuk mendapatkan pelayanan yang lebih baik pun juga besar, terutama saat ada pertanyaan tentang produk ataupun keluhan barang yang dibeli.

Asalkan pelanggan punya koneksi internet yang bagus, pasti komunikasi dengan mudahnya dilakukan via whatsapp.

Adanya whatsapp customer service, juga akan mempermudah penjual atau pembeli untuk melihat kembali history chatnya jika terjadi masalah atau apa pun itu. Jadi, tidak perlu mengulang chat kembali.

3. Pelayanan untuk Konsumen Non Stop

Kadang kala, pelanggan tidak jadi membeli produk kamu karena respon penjual yang sangat lama. Akibatnya, ia mencari penjual lain yang juga menjual barang yang sama.

Mungkin ada banyak alasan, kenapa penjual tidak merespon dengan cepat, bisa jadi karena ada banyak sekali chat dari pembeli yang membuatnya kesulitan harus merespon satu per satu.

Akan tetapi, tidak halnya dengan layanan whatsapp customer service. Layanan ini justru mempunyai fitur bot yang siap membalas pesan kamu secara otomatis dengan kata kunci tertentu.

Dengan demikian pertanyaan dasar dari calon pelanggan pun dapat terjawab lebih awal, sehingga bisa diantarkan langsung ke layanan penjualan.

Di samping itu, penjual juga bisa membuat berbagai kata-kata sambutan dengan chatbot ini. Pastinya konsumen akan merasa sangat terlayani sekali dan dapat berlanjut untuk menanyakan hal yang diinginkan.

4. Meningkatkan Loyalitas Pelanggan

Customer service whatsapp akan memudahkan pelanggan untuk berinteraksi langsung bersama penjualnya lebih cepat.

Dari beberapa penelitian, diungkapkan kalau sekitar 80% pelanggan lebih setia kepada bisnisnya yang mudah dihubungi.

Biasanya, tim CS cenderung mengakhiri percakapan dengan menanyakan dulu kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan.

Jika pelanggan merasa puas, pastinya mereka akan berinteraksi kembali atau bahkan merekomendasikan bisnis kamu ke orang lain.

5. Sarana Mendatangkan Konsumen Digital

Adanya perubahan tren oleh konsumen milenial, di mana lebih menginginkan akses ke bisnis yang cepat dan instan.

Dengan pengguna whatsapp yang melebihi 5 juta orang, whatsapp masih dapat dimanfaatkan sebagai bisnis untuk memenuhi segala ekspektasi pelanggan agar tercapainya layanan yang cepat dan efisien.

6. Sarana Promosi yang Efisien

Kamu bisa kirimkan pesan khusus kepada konsumen yang berupa brosur penawaran terbaru kepada beberapa nomor pelanggan yang sudah pernah disimpan.

Jika kamu mendapatkan respon yang cepat dari konsumen, hal ini menandakan bahwa promosi kamu sudah berjalan dengan lancar.

Sebagai saran, mungkin kamu dapat melakukan survei kapankan waktu khusus yang memungkinkan konsumen untuk merespon pesan kamu lebih cepat.

7. Layanan Konsumen Lebih Luas

Bukan hal yang mustahil untuk kamu mendapatkan konsumen dari luar. Ini karena, dengan pengguna whatsapp yang tersebar luas di belahan dunia mana pun sangat memungkinkan akses mereka untuk menghubungi kamu di whatsapp.

Saat kamu berhasil memperoleh konsumen dari luar negeri, pastinya sangat menguntungkan sekali sebab produk yang dikembangkan telah memperoleh kepercayaan lebih dari negara lain.

8. Layanan Testimoni untuk Konsumen

Dengan adanya review atau testimoni dari konsumen, maka akan meningkatkan brand awareness akan brand yang kamu miliki.

Pembeli cenderung merasa lebih dihargai sebab diberikan wadah khusus untuk meluapkan bagaimana tanggapannya terhadap produk yang sudah dibeli atau digunakan.
Testimoni yang bagus tentu saja mempengaruhi pelanggan untuk segera membelinya juga.

Cara Kerja Whatsapp Customer Service kokatto

Nah, untuk kamu tahu bagaimana cara kerja dari whatsapp customer service ini, bisa simak uraian berkut.Pesan yang masuk dari pelanggan nantinya dibedakan jadi 4 kategori sebelum mulai diproses, yaitu customer service, tracking, FAQ, dan inquiry billing/ history.

Setelahnya, pesan pun diproses seperti alur di bawah ini.

1. Pesan whatsapp dari pelanggan akan masuk ke dalam panel obrolan multi CS, lalu diterima agen CS yang lagi bertugas
2. Ada percakapan langsung antara pelanggan dengan agen CS
3. Semua database profil dan riwayat obrolan bersama pelanggan tersimpan dalam sistem untuk pemantauan serta pengelolaan data.

Sementara itu, selain pesan masuk, ada lagi pesan keluar yang mana dikirimkan oleh CS. pesan ini dapat berupa invoice (faktur), notifikasi, pengingat, OTP, atau konfirmasi. Berikut ini proses pengirimannya.

1. Pesan yang keluar akan dikirim ke pelanggan dari sistem. Meskipun hanya satu pesan yang keluar, tetapi bisa dikirimkan ke banyak pelanggan tanpa batas lewat whatsapp blast.
2. Selanjutnya pesan diterima pelanggan secara real time.
3. Terakhir, pesan terkirim dapat juga dilihat di panel obrolannya multi CS.

Apabila kamu ingin proses penjualan lebih meningkat, tentu menggunakan vendor terpercaya yang juga menyediakan layanan whatsapp ini adalah ide yang bagus. Salah satunya Kokatto.

Bersama kokatto, maka penggunaan layanan whatsapp customer service ini akan jadi lebih maksimal serta efektif. Kokatto juga akan membantu kamu untuk terhubung antara perusahaan kamu dengan sistem whatsapp lewat API.