Ketahui Quote Bisnis agar Usahamu Jadi Lebih Terorganisir!

Dalam menjalankan operasional suatu usaha atau bisnis, mengelola transaksi tentu sangat penting, salah satunya dengan quote bisnis atau quotation. Dalam dunia bisnis, istilah quote bisnis atau quotation sangat umum karena berhubungan erat dengan pembelian, penjualan, permintaan, hingga penawaran yang dilakukan dalam suatu usaha atau bisnis. Karena memiliki peran penting dalam pengelolaan transaksi sebuah bisnis, kamu perlu memahami quote bisnis atau quotation dengan baik. Yuk, simak pembahasan quote bisnis atau quotation selengkapnya di artikel ini!

Quote Bisnis atau Quotation itu Apa Sih?

Walaupun istilah ini sudah sangat umum di kalangan bisnis, tapi mungkin beberapa orang ada yang belum mengetahui dan memahami quote bisnis atau quotation dengan baik. Secara umum, quote bisnis atau quotation merupakan sebuah surat penawaran yang akan diberikan kepada pelanggan bisnis setelah adanya suatu permintaan. Selain penting, quote bisnis atau quotation sangat berguna dalam melakukan suatu penawaran karena memberikan informasi jelas dan lengkap di dalamnya.

Sama-sama penting, dalam penggunaannya, quote bisnis atau quotation juga berkaitan dengan faktur penjualan. Setiap aktivitas penjualan yang terjadi dalam sebuah usaha atau bisnis memerlukan faktur penjualan sebagai bukti transaksi tersebut. Dengan begitu, seluruh transaksi yang terjadi dalam usaha atau bisnis baik penjualan maupun pembelian dapat diketahui dengan detail.

Apa Bedanya Quote Bisnis atau Quotation dengan Invoice?

Walaupun terkesan mirip, tapi quote bisnis atau quotation dengan invoice itu berbeda. Quote bisnis atau quotation merupakan surat penawaran yang diberikan oleh usaha atau bisnis ketika pelanggan membuat permintaan. Quote bisnis atau quotation berisikan informasi detail dan lengkap seputar identitas usaha kamu, informasi produk yang ditawarkan, hingga skema dan tata cara pembayaran.

Berbeda dengan quote bisnis atau quotation yang diberikan di awal, invoice justru diberikan di akhir transaksi. Invoice baru akan diberikan ketika produk barang telah diterima atau layanan jasa telah selesai diberikan. Dalam hal ini, invoice menjadi bukti resmi atas terjadinya transaksi antara usaha atau bisnis kamu sebagai penjual, dengan pelanggan usaha atau bisnismu. Informasi yang dimuat dalam invoice umumnya sama dengan informasi yang tercantum pada quote bisnis atau quotation.

Apa Manfaat dari Quote Bisnis atau Quotation?

Bukan sekadar formalitas, tapi quote bisnis atau quotation punya berbagai manfaat dalam operasional usaha atau bisnismu, lho! Berikut beberapa manfaat dari quote bisnis atau quotation untuk usaha atau bisnismu:

• Meminimalisir risiko terjadinya pembatalan pembelian produk, adanya perubahan harga mendadak, kendala ketersediaan stok, serta hal tak terduga lain dalam proses transaksi antara usaha atau bisnis dengan pelanggan.
• Memberikan informasi akurat yang efektif dan efisien, tidak hanya untuk pelanggan, tetapi juga untuk usaha atau bisnis dalam melakukan transaksi sesuai kesepakatan atau informasi yang tercantum dalam quote bisnis atau quotation yang diberikan.
• Mempermudah proses pengadaan barang atau jasa baik dalam skala kecil maupun skala besar karena semua informasi yang dibutuhkan sudah tercantum dalam quote bisnis.
• Mengatur dan mencatat transaksi uang keluar masuk dengan lebih baik dan disertai informasi produk yang terjual dengan lengkap.

2 Jenis Quote Bisnis atau Quotation

Ketika sebuah usaha atau bisnis membuat quote bisnis atau quotation untuk sebuah permintaan, ada dua jenis quote bisnis yang digunakan sesuai dengan tujuannya. Kedua jenis quote bisnis atau quotation tersebut adalah vendor quotation dan customer’s quotation. Berikut perbedaan antara kedua jenis quote bisnis atau quotation tersebut:

1. Vendor Quotation

Quote bisnis atau quotation jenis ini adalah quotation yang memuat penawaran atau kesepakatan yang telah disusun oleh pihak usaha atau bisnis yang ditujukan kepada pihak supplier atau vendor. Sehingga kemudian pihak supplier atau vendor dapat memberikan barang atau layanan jasanya kepada usaha atau bisnis tersebut berdasarkan kesepakatan yang tercantum dalam quote bisnis tersebut.

2. Customer’s Quotation

Jika vendor quotation dibuat untuk pihak supplier atau vendor tertentu, quote bisnis jenis ini ditujukan kepada pelanggan dengan tujuan agar pelanggan tersebut tertarik melakukan transaksi dengan usaha atau bisnismu. Melalui quote bisnis atau quotation jenis ini, usaha atau bisnis menawarkan produk barang atau jasa kepada pelanggan yang potensial maupun pelanggan yang sudah tertarik melakukan transaksi.

Susunan dalam Quote Bisnis atau Quotation

Dalam membuat sebuah quote bisnis atau quotation, kamu perlu memperhatikan format atau susunan penulisannya. Selain untuk mempermudah dalam mencantumkan seluruh informasi penting yang harus diketahui, memperhatikan format atau susunan penulisan sebuah quote bisnis juga memberikan kesan profesional usaha atau bisnismu dalam menjalankan operasionalnya. Secara umum, terdapat tiga bagian yang perlu diperhatikan dalam sebuah quote bisnis atau quotation, yaitu:

1. Bagian Pembuka

Pada bagian ini, quote bisnis atau quotation wajib memuat informasi terkait profil usaha atau bisnismu, company profile singkat misalnya. Bagian ini penting diperhatikan karena untuk memperkenalkan usaha atau bisnismu kepada pihak kedua. Informasi yang dicantumkan juga harus lengkap, bahkan mencakup berbagai macam surat wajib resmi seperti SIUP, NPWP, dan sertifikat lainnya sebagai bukti kredibilitas usaha atau bisnismu.

2. Bagian Isi

Setelah memperkenalkan dan memberikan informasi terkait usaha atau bisnismu di bagian pembuka, bagian isi harus memuat informasi detail terkait quote bisnis atau quotation terhadap barang atau jasa yang kamu tawarkan. Pastikan kamu mencantumkan semua informasi yang dibutuhkan secara lengkap tanpa ada yang dikurangi, mulai dari jenis barang atau jasa yang ditawarkan, berapa kuantitasnya, berapa jumlah minimal pemesanan hingga bagaimana cara dan skema pembayarannya.

Bagian ini sangat penting diperhatikan dan ditinjau kembali karena akan menjadi acuan transaksi yang akan dilakukan. Proses pembelian dari pelanggan akan mengacu kepada quote bisnis atau quotation yang dibuat dan disepakati. Jadi, jika terdapat kekeliruan informasi pada bagian ini akan sangat berdampak pada proses transaksi yang terjadi nantinya.

3. Bagian Penutup

Setelah informasi dicantumkan dengan lengkap di dua bagian sebelumnya, kamu bisa mengakhiri quote bisnis atau quotation dengan penutup. Bagian penutup umumnya berisi ungkapan harapan agar usaha atau bisnismu dapat menjalin kerja sama dengan calon pelanggan yang dituju melalui transaksi. Sebagai tambahan, kamu bisa melampirkan dokumentasi atau riwayat transaksi yang pernah dilakukan sebelumnya dengan berbagai pihak agar bisa kembali menarik perhatian dan menumbuhkan kepercayaan di mata pelanggan tersebut.

Itulah beberapa hal yang perlu kamu ketahui dan pahami terkait quote bisnis atau quotation. Dengan mengetahui dan menerapkan quote bisnis yang detail dan profesional, operasional usaha atau bisnismu akan lebih mudah dan tertata. Berbagai risiko hal yang tidak diinginkan pun dapat diantisipasi dengan adanya quote bisnis atau quotation.

Nah, setelah mengetahui tentang quote bisnis atau quotation, kamu jadi paham kan kenapa quote bisnis itu penting? Untuk memudahkan dan memaksimalkan operasional bisnismu, ada juga layanan yang bisa membantumu lho, yaitu Kokatto. Dengan teknologi komunikasi otomatis dari Kokatto, kamu bisa memanfaatkannya untuk membantu operasional bisnismu, mulai dari mengirim email marketing terpadu, chatbot WhatsApp, pengelolaan pengiriman pesan ke pelanggan, dan lainnya. Kamu bisa pelajari fitur dan keunggulan Kokatto lainnya di sini!