Project Management Tools: Pengertian dan Cara Memilihnya

Project management tools atau alat manajemen proyek bisa mempermudah bisnis kamu untuk membuat perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan kemajuan suatu proyek. Bahkan, studimenyatakan bahwa 77% tim yang menggunakan alat ini menghasilkan kinerja yang lebih baik.

Selain itu, studi yang sama menyatakan bahwa perusahaan yang berinvestasi pada alat manajemen proyek bisa menghemat anggaran bisnis 28x lipat daripada perusahaan yang tidak.

Namun, saat kamu mulai berpikir untuk menggunakan project management tools, penting bagi kamu untuk mempertimbangkan alat manajemen proyek yang terbaik.

Oleh karena itu, Kokatto telah menyiapkan informasi seputar pengertian project management tools dan langkah-langkah yang perlu kamu lakukan saat memilih yang terbaik di artikel berikut ini.

 

Pengertian Project Management Tools

 

Pada dasarnya, project management tools adalah perangkat lunak yang membantu tim merencanakan, mengelola, dan mengoptimalkan sumber daya di seluruh perusahaan. Alat manajemen proyek memiliki berbagai kemampuan, tetapi sebagian besar memiliki beberapa kesamaan. Apa saja?

 

• Penetapan dan pemantauan tugas. Sebagian besar alat manajemen proyek memiliki kemampuan untuk menetapkan dan memantau tugas-tugas yang ada pada suatu proyek.

• Kolaborasi. Semua alat manajemen proyek memiliki fungsi kolaborasi dalam beberapa cara, baik itu berkolaborasi untuk tugas individu, mengobrol antar individu, atau berbagi dokumen dua arah.

• Berbagi dokumen. Untuk menyelesaikan tugas dan proyek dengan sukses, kamu harus bisa berbagi dan bekerja sama dalam materi dan sumber daya. Itu sebabnya, sebagian besar project management tools memiliki kemampuan berbagi dokumen.

 

Baca juga: Pengertian CRM, Manfaat, dan Komponennya

 

Kenapa Alat Manajemen Proyek Penting untuk Bisnis Kamu?

 

Project management tools sangat penting untuk perusahaan karena berbagai alasan. Pertama, alat ini dapat menjaga tim tetap terorganisir dan memastikan bahwa setiap proses bisa diikuti oleh setiap indivu dengan baik.

Kedua, alat ini memberikan gambaran yang jelas tentang semua aktivitas terkait kampanye, proyek, atau tugas pada waktu tertentu. Alat manajemen proyek juga memungkinkan tim untuk berkomunikasi dengan jelas dan cepat dengan komentar, obrolan, dan banyak lagi.

Selain itu, seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, studi menyatakan bahwa 77% tim yang menggunakan alat ini menghasilkan kinerja yang lebih baik dan perusahaan dengan alat manajemen proyek bisa menghemat anggaran bisnis 28x lipat daripada perusahaan yang tidak.

 

Baca juga: Mengapa Skill Decision Making adalah Skill Berharga?

 

Bagaimana Memilih Project Management Tools?

 

Dengan ribuan alat di pasaran, menemukan alat manajemen proyek terbaik untuk bisnis kamu bisa menjadi hal yang menakutkan.

Namun, kamu perlu mengingat kedua hal ini. Pertama, alat harus memiliki semua fitur yang dibutuhkan manajer proyek. Kedua, alat tersebut harus sesuatu yang ingin digunakan oleh seluruh tim di bisnis kamu.

Memenuhi kedua persyaratan tersebut lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Oleh karena itu, berikut diuraikan langkah utama untuk memastikan bisnis kamu bisa menemukan project management tools yang terbaik.

 

1. Tentukan Kebutuhan Manajemen Proyek Kamu

Langkah pertama untuk menemukan project management tools adalah mengidentifikasi masalah saat ini dalam cara tim kamu bekerja. Penting untuk menuliskan poin-poin masalah ini yang mungkin terjadi di tim kamu. Kemungkinan masalah dapat mencakup:

• Kurangnya komunikasi antar departemen
• Proyek yang tidak terorganisir dan tenggat waktu yang terlewat
• Ketidakmampuan untuk memahami feedback pelanggan
• Beban kerja yang tidak merata antara anggota tim
• Kotak masuk email yang terlalu banyak
• Terlalu banyak pertemuan yang membuang waktu

Saat kamu melihat semua opsi untuk alat manajemen proyek, kamu perlu bertanya: apakah alat yang kamu pilih bisa menyelesaikan masalah ini? Jika jawabannya tidak, hapus alat dari daftar kamu.

Kamu juga bisa menggunakan daftar ini sebagai titik awal untuk menentukan fitur apa yang kamu inginkan dalam alat manajemen proyek. Tandai setiap fitur sebagai prioritas tinggi, sedang, atau rendah.

 

2. Cari Rekomendasi Alat Manajemen Proyek

Dengan kebutuhan yang telah kamu tentukan, sekarang saatnya untuk melihat opsi-opsi alat yang tersedia. Berikut adalah beberapa cara untuk memulai:

• Tanyakan rekan kerja apa yang mereka pernah gunakan di masa lalu
• Bicaralah dengan manajer proyek lain di industri kamu
• Lihat rekomendasi yang diberikan di internet sesuai industri bisnis kamu

 

Mulailah dengan memprioritaskan saran dari tim kamu karena mengetahui apa yang mereka sukai di alat sebelumnya akan membuat adaptasi perusahaan menjadi lebih mudah. Bandingkan daftar fitur dan harga untuk setiap opsi dengan daftar kebutuhan bisnis kamu.

 

3. Uji Coba Alat Manajemen Proyek

Setelah itu, saatnya bagi kamu untuk menguji alat yang menurut kamu paling cocok dengan bisnis kamu. Terlebih, hampir semua project management tools dilengkapi dengan uji coba gratis.

Pertama, kamu harus mengumpulkan kelompok kecil untuk menguji coba alat tersebut bersama-sama. Pastikan untuk memilih orang yang memiliki fungsi dan gaya kerja yang berbeda karena beragam pendapat sangat penting untuk mencegah masalah di mendatang.

Kamu juga bisa meminta tim untuk menggunakan contoh proyek yang benar-benar sedang berjalan atau akan berjalan.

 

4. Dapatkan Feedback dari Tim Kamu

Setelah menyelesaikan uji coba, inilah saatnya untuk mengumpulkan feedback dari tim kamu. Hal-hal yang harus kamu tanyakan:

• Akankah project management tools tersebut membuat alur kerja mereka lebih efisien?
• Berapa banyak waktu yang akan dihabiskan untuk memperbarui?
• Apa yang paling/paling tidak mereka sukai dari alat tersebut?
• Berapa lama waktu yang mereka butuhkan untuk memulai?
• Seberapa besar kemungkinan mereka akan merekomendasikan alat tersebut?

Selanjutnya, kamu bisa kembali ke daftar masalah di langkah pertama. Periksa kembali untuk melihat seberapa baik setiap opsi memecahkan masalah utama bisnis kamu.

 

5. Evaluasi Biaya Project Management Tools

Pertimbangkan biaya yang tidak hanya tentang biaya per pengguna, tetapi juga waktu yang diperlukan untuk mengimplementasikan alat tersebut. Pikirkan tentang waktu yang terbuang, peluang yang hilang, dan masalah yang disebabkan oleh alur kerja kamu saat ini.

Bagaimana alat baru ini dapat mengubahnya? Jika kamu bisa melihat penghematan jangka panjang, maka kamu telah menemukan pilihan yang baik.

Kamu juga metode pembayaran yang perlu kamu lakukan. Apakah kamu lebih suka berlangganan bulanan atau pembayaran tahunan? Apakah kamu ingin berkomitmen untuk 3 bulan dan kemudian mengevaluasi kembali?

Setelah kamu menemukan alat terbaik dan kamu implementasikan di bisnis kamu, kamu perlu kembali melihat proses sebelum dan sesudah alat ini digunakan.

 

Baca juga: Pengertian dan Penjelasan Peran Project Manager dalam Bisnis

 

Secara keseluruhan, membuat tim kamu tiba-tiba menggunakan alat manajemen proyek bisa jadi rumit, tetapi setelah diimplementasikan dan digunakan, alat ini bisa saja membuat hidup semua orang jauh lebih mudah.

 

Selain mempermudah internal perusahaan melalui project management tools, kamu juga bisa memanfaatkan aplikasi komunikasi seperti Kokatto untuk mempermudah bisnis kamu berkomunikasi dengan pelanggan. Baik melalui pesan suara, SMS, Whatsapp, maupun email sudah Kokatto sediakan. Yuk, cari tahu lebih lanjut soal Kokatto sekarang!