Pentingnya Menggunakan Sistem Automated IVR

Kita semua pasti menyadari betapa sulitnya menghubungi ratusan bahkan ribuan customer dengan cara konvensional. Sistem kerjanya cukup rumit dan kurang efisien, sebab bisa jadi ada banyak sekali panggilan yang gagal atau tidak diangkat. Selain membuang waktu, hal ini juga menyebabkan rendahnya interaksi dengan customer. Bisa jadi dari target menghubungi dan berkomunikasi dengan 1000 customer setiap harinya, operator hanya bisa berinteraksi dengan 300 customer saja. Tentu sangat tidak efisien dan yang lebih parah lagi, perusahaan tetap harus meng-cover seluruh biaya telepon dan juga tenaga kerja.

Tentu akan sangat menyenangkan jika ada cara agar perusahaan agar dapat berinteraksi dengan ribuan customer di waktu bersamaan tanpa membutuhkan manpower dalam operasionalnya. Tanpa adanya orang yang mengoperasikan telepon, maka perusahaan tidak perlu pula membayar biaya tenaga kerja saat panggilan gagal atau tidak tersambung. Perusahaan juga tak perlu memikirkan hal-hal operasional seperti ruangan khusus dan peralatan kantor serta komunikasi. Terdengar sangat menguntungkan, bukan? Untuk kamu yang ingin kemudahan seperti ini, saatnya mencoba sistem Automated IVR!

Memahami Pengertian IVR

IVR atau Interactive Voice Response merupakan sistem yang penting di suatu perusahaan. Sistem ini akan membantu kamu untuk melakukan panggilan telepon secara otomatis kepada ribuan konsumen tanpa melibatkan manpower. Jadi, kamu bisa menyampaikan notifikasi dengan cara yang lebih efisien, efektif dan juga murah.

Sementara, IVR sendiri terjadi melalui proses di mana sistem akan mengirimkan telepon secara simultan kepada list nomor customer yang ingin dihubungi. Pesan yang dikirimkan dapat disesuaikan dan berbeda-beda kepada setiap customer. Selain itu, customer juga dapat menekan angka tertentu di dalam panggilan untuk memilih respon yang diinginkan atau langsung disambungkan dengan agen customer service perusahaan.

Kelebihan Sistem IVR untuk Perusahaan

Berikut alasan penting untuk mengunakan sistem IVR di perusahaan kamu:

Kemampuan Tanpa Batas

Tidak seperti customer service tradisional yang memiliki kemampuan menelepon terbatas, dengan sistem yang fleksibel, kamu dapat menghubungi hingga seratus ribu customer dalam satu jam saja, dengan kualitas yang seragam dan terkontrol.

Memaksimalkan Kerja Agen Customer Service

Agen customer service tidak perlu lagi dipusingkan dengan melakukan telepon bersifat satu arah, sehingga mereka dapat lebih fokus menangani permasalahan yang lebih kompleks atau membutuhkan komunikasi dua arah. Sistem IVR juga akan mengurangi risiko human error dan menjaga kualitas tetap stabil.

Konektivitas yang Lebih Tinggi

Kamu dapat menikmati peningkatan konektivitas telepon dua kali lebih tinggi dibanding customer service konvensional. Dengan adanya strategi retry otomatis, sistem akan secara otomatis melakukan telepon ulang atas panggilan-panggilan yang gagal.

Efisiensi Biaya

Ketika sebagian tugas customer service sudah terbantu oleh IVR, maka biaya tenaga kerja juga bisa diminimalisir. Kamu juga hanya dikenakan biaya, ketika telepon diangkat oleh customer. Penggunaan IVR bisa menghemat biaya notifikasi hingga 83%.

Keamanan Data Lebih Terjaga

Meminimalisir data tersebar karena sistem ini berjalan tanpa campur tangan manusia dan dapat diatur waktu retensi penyimpanan datanya.

Fleksibel di Berbagai Kondisi

Dalam kondisi tertentu seperti bencana alam atau semacam situasi pandemi saat ini, konsumen bisa tetap terlayani kebutuhannya tanpa perlu menggunakan jasa customer service yang harus bekerja di kantor.

Infografis Pentingnya Menggunakan Sistem Automated IVR

 

Untuk mengetahui berbagai macam informasi dan strategi mengenai service Kokatto yang lain seperti WhatsApp Blast, WhatsApp Masking, OTP, SMS Blast, IVR Solution dan lain-lain. Kamu bisa mengunjungi laman Kokatto. Perusahaan berpengalaman satu ini siap membantu kamu memajukan bisnis yang kamu kelola di Kokatto.