Business Process Automation adalah: Pengertian dan Manfaatnya

Mengenal Business Process Automation adalah salah satu cara yang bisa kamu lakukan jika kamu perlu meningkatkan kualitas dari bisnis yang kamu jalankan. Business Process Automation adalah peningkatan yang dilakukan untuk bisnis dan berhubungan dengan teknologi. Teknologi tersebut digunakan untuk meningkatkan kualitas kerja dan memudahkan proses kerja dalam bisnis.

Dalam setiap bisnis, tentunya akan membutuhkan proses automation agar pelaksanaan bisnis menjadi lebih mudah. Automation juga memiliki berbagai macam bentuk yang berbeda serta menyesuaikan apa kebutuhan terbesar dari usaha. Untuk memahaminya kamu bisa membaca artikel ini dengan lengkap.

Business Process Automation

Pengertian lengkap dari Business Process Automation adalah otomasi dalam bisnis yang menggunakan teknologi untuk memudahkan proses bisnis yang rumit. Nama lain dari Business Process Automation adalah transformasi bisnis atau business automation. Tujuannya adalah untuk mempermudah proses alur bisnis, meraih transformasi digital, meningkatkan kualitas pelayanan, meningkatkan layanan pengiriman, dan lainnya.

Saat ini hampir seluruh perusahaan baik kecil maupun besar bergantung pada otomasi teknologi yang ada. Contoh sederhana yang dapat ditemukan untuk Automation adalah menggunakan aplikasi kasir untuk mengelola pembayaran pelanggan, menggunakan platform iklan di Internet untuk memasarkan produk, hingga menggunakan layanan komunikasi untuk berhubungan dengan pelanggan.

Bentuk dari Business Process Automation ada bermacam-macam. Bahkan di perusahaan besar juga menggunakan otomasi yang bisa mempermudah pekerjaan. Automation juga sering ditemukan di pabrik yang memproduksi barang. Mesin-mesin yang ada di pabrik juga merupakan bentuk dari automation karena mempermudah pekerjaan dan menyelesaikan pekerjaan dengan cepat juga.

Baca Juga: Pengertian Key Performance Index pada Suatu Bisnis

Apa Kaitan Business Process Automation dengan Manajemen Usaha?

Selain contoh di atas, Business Process Automation adalah kolaborasi antara bisnis dengan Informasi Teknologi (IT) untuk merancang, menganalisa, dan meningkatkan proses bisnis yang bisa meningkatkan strategi usaha. Dalam bisnis, automation adalah hal yang dilakukan secara terus menerus dan mengikuti perkembangan jaman.

Business Process Automation dan Manajemen usaha bergerak dengan berdampingan agar dapat mencapai tujuan usaha. Keduanya sama-sama dibutuhkan untuk mengurangi biaya operasional dalam bisnis dan memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

Meskipun tujuan keduanya adalah sama, cara yang dilakukan cukup berbeda. Dalam manajemen usaha, akan diperlukan analisa seputar usaha tersebut dan langkah yang bisa dilakukan untuk meningkatkan usaha tersebut. Sedangkan untuk Business Process Automation adalah strategi yang diambil untuk meningkatkan proses bisnis yang lebih spesifik. Manajemen usaha digunakan untuk merencanakan langkah-langkah untuk diambil oleh usaha selanjutnya sedangkan Business Process Automation adalah untuk analisa dan memeriksa perkembangan bisnis.

Manfaat Business Process Automation

Automation dalam bisnis bisa memberikan banyak manfaat yang bisa menguntungkan bisnis. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari Business Process Automation.

• Mengurangi Biaya Operasional

Setiap bisnis tentunya memiliki tujuan untuk meningkatkan pendapatan setiap tahunnya. Agar pendapatan bisa terus meningkat di saat harga bahan yang tiap tahun semakin naik tiap tahun, cara yang bisa dilakukan adalah dengan mengurangi biaya operasional. Pengurangan biaya tersebut bisa dilakukan dengan melakukan otomasi pada bisnis.

Misalnya dengan menggunakan automation software untuk membantumu mengelola usaha. Automation software jauh lebih efektif digunakan dibandingkan dengan cara manual. Contohnya adalah dengan menggunakan software untuk mengelola laporan keuangan usaha. Dibandingkan dengan menyewa jasa akuntan ahli yang bisa membutuhkan harga cukup mahal, kamu bisa menggunakan software pengelolaan laporan keuangan untuk usaha. Ini akan menghemat biaya pengeluaran untuk menyewa akuntan ahli.

• Meningkatkan Produktivitas

Business Process Automation juga bisa meningkatkan produktivitas dari usaha. Apa pun bentuk usaha yang dilakukan, otomasi bisnis dapat dilakukan sesuai dengan jenis usahanya untuk meningkatkan produktivitas kerja. Ini adalah manfaat umum yang sering dirasakan oleh suatu usaha. Apalagi di era digital saat ini, lebih banyak orang yang memahami cara kerja teknologi dan paham bagaimana cara menggunakannya.

Contoh sederhana yang juga bisa ditemukan adalah aplikasi perencanaan usaha atau aplikasi pengaturan pekerjaan. Jenis aplikasi ini akan membantu pekerja melihat apa saja daftar pekerjaan yang harus dilakukan agar bisa cepat selesai. Aplikasi tersebut juga bisa mengingatkan mana pekerjaan yang prioritas dan yang bukan. Jadi mengorganisir pekerjaan menjadi lebih mudah dan tentunya kamu bisa menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.

• Pelayanan Pelanggan Meningkat

Business Process Automation juga merupakan peningkatan pelayanan pada pelanggan. Jika dahulu pelayanan pelanggan masih sebatas offline atau lewat telepon, saat ini otomasi pada bisnis bisa memudahkan perusahaan menjangkau pelanggan dengan cara yang lebih mudah dan aktif. Dengan adanya internet, perusahaan dapat lebih aktif tetap berhubungan dengan pelanggan selama 24 jam. Hal ini akan memudahkan pelanggan untuk berkomunikasi dengan baik.

Kamu bisa menemukan contoh hal tersebut dalam auto reply yang dimiliki hampir semua layanan bisnis yang ada. Sistem auto reply tersebut membuat pelanggan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan meskipun pada saat hari libur kerja. Pekerja juga tidak perlu stand by selama 24 jam untuk menjawab pelanggan. Ini sangat memudahkan pelayanan pelanggan tanpa harus menambah jam kerja karyawan sehingga biaya pengeluaran bisa ditekan dengan baik.

Baca Juga: Apa yang Dimaksud dengan Customer Retention?

• Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

Manfaat dari otomasi yang terlihat dengan jelas adalah produktivitas. Perusahaan yang lebih produktif tentunya memiliki kepercayaan pelanggan lebih tinggi. Otomasi yang dilakukan memberikan dampak meningkatnya kepercayaan pelanggan dalam suatu bisnis yang kemudian bisa bermanfaat untuk perusahaan dalam jangka panjang.

Ketika kepercayaan pelanggan sudah meningkat, akan lebih mudah untuk menarik pelanggan tersebut ketika perusahaan membuat produk baru. Mereka percaya untuk melakukan transaksi pada perusahaan dan tentunya lebih percaya untuk proses kerja kedepannya.

• Peningkatan Kinerja

Selain produktivitas yang meningkat, kinerja perusahaan juga semakin meningkat. Otomasi dipilih agar perusahaan bisa meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan perusahaan dengan mudah. Maka dari itu Business Process Automation adalah hal yang harus dipertimbangkan oleh pemilik usaha. Tanpa adanya automation, perusahaan bisa berjalan lebih lambat.

Kamu bisa melakukan otomasi dengan cara menggunakan software yang bisa mempermudah pekerjaan atau membeli mesin yang bisa meningkatkan kecepatan produksi barang. Cara tersebut bisa memakan biaya yang besar, tapi dampak jangka panjang yang dirasakan akan semakin meningkat untuk usaha. Misalnya perusahaan sabun yang bisa memproduksi sabun batang sebanyak 50 per hari setelah membeli mesin baru mereka bisa membuat 150 per hari. Hal tersebut memberikan peningkatan signifikan kepada produksi usaha dan tentunya berdampak pada peningkatan penjualan juga.

Hal lain yang juga perlu kamu pertimbangkan saat melakukan Business Process Automation adalah tantangan yang akan kamu hadapi. Salah satunya adalah harga investasi yang cukup mahal. Selain itu, tantangan lainnya adalah pengurangan tenaga kerja. Banyak sekali pabrik yang setelah melakukan otomasi, mereka memberhentikan karyawan mereka.

Tantangan tersebut bukan halangan untuk melakukan otomasi pada bisnis karena Business Process Automation adalah bagian penting agar perusahaan berkembang. Kamu bisa juga melakukan otomasi dengan Kokatto yang akan membantumu berkomunikasi dengan pelanggan dengan mudah. Langsung cek Kokatto sekarang!